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Comment des équipes juridiques ayant une vision globale des problèmes peuvent minimiser les risques tout en maximisant la gouvernance d'entreprise

Comment des équipes juridiques ayant une vision globale des problèmes peuvent minimiser les risques tout en maximisant la gouvernance d'entreprise

Publié le : 27/11/2020 27 novembre nov. 11 2020
Article 

PAS SEULEMENT EN ÉVITANT LES BALLES ! 
Gouvernance d'entreprise et conseiller juridique interne

Activité juridique : choisir connaissance ou l'ignorance?


Confucius a dit un jour que "la vraie connaissance consiste à connaître l'étendue de son ignorance", et cela n'a jamais été aussi applicable que dans la gestion des institutions financières mondiales qui doivent faire face à des structures/obligations contractuelles vastes et profondément complexes à l'échelle mondiale.

Mais cela ne s'applique pas seulement aux institutions financières, il en va de même pour tout type d'entreprise - après tout, il n'y a rien de pire que d'être pris au dépourvu par un problème dont on n'était même pas conscient, ou pire encore, dont on était conscient mais qu'on n'a tout simplement pas réussi à gérer parce qu'on a été consumé en combattant des incendies ailleurs.

Dans une récente interview à la presse, le PDG de l'une des plus grandes banques d'investissement a admis qu'il avait été "tenu dans l'ignorance" sur certains actifs non liquides de la banque, ce qui avait entraîné une réduction stupéfiante de leur valeur d'un milliard de dollars en six mois.

Mais qui a échoué ? Les traders ont-ils manqué à leur devoir envers leur employeur en ne s'assurant pas que leur direction comprenait ce dans quoi ils investissaient OU la direction a-t-elle manqué à son devoir envers ses employeurs en ne disposant pas de la surveillance nécessaire pour comprendre ses propres activités commerciales ?

Après tout, le "D" de PDG est là pour une très bonne raison, n'est-ce pas !  Quoi qu'il en soit, l'effet net sur l'organisation dans son ensemble a été extrêmement préjudiciable.

Mais il n'y a plus que la réputation des PDG qui est en jeu, dans le cadre du régime des cadres supérieurs introduit plus tôt cette année, les cadres supérieurs sont désormais individuellement responsables s'ils manquent à leur devoir de protéger les intérêts des entreprises mêmes qu'ils ont été chargés de protéger.

Pourtant, au sein de ces institutions financières, on attend souvent des équipes juridiques internes qu'elles gèrent manuellement des milliers de contrats, dans des dizaines, voire des centaines d'entités, dans un environnement où le fait de ne pas respecter ne serait-ce qu'une seule échéance ou responsabilité peut, au mieux, coûter cher, au pire, changer la vie.

La seule façon de s'assurer que rien ne passe à travers les mailles du filet et de protéger l'entreprise est d'avoir une vue d'ensemble de toute l'activité juridique/contractuelle au sein de toutes les entités, dans tous les lieux géographiques et en temps quasi réel.

Ce faisant, les organisations peuvent donner à leurs utilisateurs les moyens de diriger l'entreprise de manière très positive et peu risquée, tout en affinant sa position au jour le jour afin d'obtenir des résultats optimaux dans toute l'entreprise.  

Rappelez-vous la matrice. L'histoire commence lorsque Neo, le héros interprété par Keanu Reeves, se voit offrir le choix entre deux pilules.

S'il prend la pilule bleue, il restera ignorant de l'état réel de son monde et aveugle aux nombreux défis et risques associés auxquels il est confronté quotidiennement.

À l'inverse, s'il prend la pilule rouge, il verra son monde en temps réel, dans ses moindres détails, ce qui lui permettra d'avoir un contrôle total sur son destin et d'obtenir le meilleur résultat possible pour tous les défis auxquels il est confronté en permanence.

Il n'est donc pas surprenant qu'il choisisse la pilule rouge dans sa quête de clarté, de connaissance et, en fin de compte, de pouvoir sur son destin.

Legal Suite permet essentiellement à ses utilisateurs de prendre cette pilule rouge métaphorique, afin d'obtenir une visibilité complète des forces en jeu, leur permettant ainsi de maximiser l'impact de leurs actions et d'obtenir le meilleur résultat potentiel par rapport à leur rôle, un peu comme Neo plie la matrice à sa volonté.

En ayant cette surveillance holistique, en assurant une transparence complète par rapport à tous les risques et responsabilités associés dans toutes les parties de l'entreprise et sur une base globale et en agissant sur cette information de manière proactive, les utilisateurs peuvent atteindre des résultats optimaux au jour le jour tout en utilisant ce pouvoir pour faire avancer l'entreprise d'une manière qui permet des risques et responsabilités minimaux avec une gouvernance industrialisée et sécurisée. 
 

Cela se manifeste dans deux domaines clés, à savoir le contrôle des risques et la gouvernance d'entreprise.

Le contrôle 


Le fait d'avoir une vision globale de toutes les obligations légales/contractuelles au sein d'une même entité ou d'un groupe permet aux avocats d'entreprise de voir à l'avance quand les événements se déroulent à leur détriment et de prendre de manière proactive les mesures nécessaires pour minimiser les risques/expositions associés en conséquence.

Après tout, même une seule société peut se retrouver dans la situation où elle gère en parallèle un trop grand nombre d'obligations contractuelles, par exemple en ce qui concerne la fourniture de services fournis à l'échelle de l'entreprise.

Cette situation est trop souvent exacerbée par la présence de ressources limitées, qui ne permettent pas de consacrer le temps nécessaire à la gestion de ces obligations.

Le risque réel est la responsabilité supplémentaire qu'il représente pour l'entreprise. En termes simples, les engagements inattendus/non désirés peuvent devenir une charge financière et opérationnelle importante, en particulier dans un monde post-crise financière où les amendes associées à une fausse déclaration et/ou à une mauvaise communication de ces engagements peuvent atteindre des centaines de millions.

De plus, compte tenu de la récente vague de réglementation des risques financiers, seules les entreprises capables d'assurer une telle transparence et une telle surveillance au quotidien seront véritablement en mesure de détecter les problèmes et d'éviter la crise de manière proactive en étant et en restant fermement sur le devant de la scène.

Ce n'est qu'à ce moment-là qu'elles prendront ou auront réellement le contrôle de leur destin financier à long terme.
 

La gouvernance d'entreprise


La bonne gouvernance d'entreprise dépend de l'efficacité des processus. Un processus efficace dépend d'employés bien informés et les employés bien informés dépendent d'une vue globale en temps réel de toutes les parties en mouvement - tant actuelles qu'historiques. 

Prenons par exemple la gestion du cycle de vie des contrats. L'un des principaux enjeux des négociations, en particulier des contrats complexes à multiples facettes tels que les accords d'externalisation ou de SaaS, est de se souvenir de ce qui a été convenu et dans quel ordre.

Si une partie est résolue à faire appliquer une clause à l'autre, elle peut simplement continuer à l'ajouter à chaque étape de la négociation (souvent même après son rejet), dans l'espoir qu'elle puisse être revue avec un regard neuf.

Legal Suite conserve une piste d'audit immuable de l'ensemble de l'historique des transactions, permettant à l'utilisateur de voir clairement à quel moment les points sont déposés, acceptés et/ou rejetés, ce qui permet à l'équipe juridique interne de conserver une visibilité séquentielle et concise de l'avancement de leur négociation tout au long de son cycle de vie.

Une telle clarté garantit à l'entreprise que les contrats peuvent être négociés rapidement, avec précision et aux conditions les plus favorables, même en cas de changement de personnel au cours de ce processus de négociation.

Alors, qu'en est-il du PDG aveugle de la Banque mondiale d'investissement dont nous avons parlé au début de cet article. Peut-être, tout comme Neo après avoir pris la pilule rouge dans la Matrice, aurait-il pu lui aussi connaître un sort très différent... en investissant dans les bons outils et en assurant des niveaux de contrôle et de gouvernance appropriés, il aurait pu gérer très efficacement ce qui est une entreprise profondément complexe et diversifiée au niveau mondial.

Alors et seulement alors, il disposera des informations et des connaissances nécessaires pour prendre les décisions d'investissement appropriées pour son personnel, ses actionnaires et ses clients.  Après tout, il n'y a pas de richesse plus grande que la connaissance, et pas de pauvreté plus pauvre que l'ignorance, surtout quand elle est totalement inévitable.
 
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