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Faire des dépenses juridiques votre prochaine priorité

Faire des dépenses juridiques votre prochaine priorité

Publié le : 13/05/2021 13 mai mai 05 2021
Article 

Avez-vous déjà remarqué que le fait de se pencher sur un souci d'ordre opérationnel peut mettre à jour des problèmes plus profond au sein de votre département légal ?  C'est comme la partie émergée d'un iceberg ; vous ne voyez que la partie supérieure du problème au départ. Mais c'est en dessous que se trouve la source du problème. Par exemple, lorsque vous cherchez à contrôler les dépenses juridiques, vous pouvez d'abord évaluer les facturations des avocats externes pour rechercher les surfacturations et les dépenses inutiles.
Aller au-delà de la pointe de l'iceberg

 

Première observation : facturer les avocats externes est complexe

Votre manque de technologie vous oblige à examiner manuellement chaque ligne pour valider et garantir que toutes les facturations sont examinées, attribuées et contestées si nécessaire. Cela vous oblige, vous ou votre équipe, à consacrer beaucoup de temps à cette activité administrative, ce qui nuit à la productivité et au moral. 

Votre organisation peut avoir des contraintes de ressources qui rendent difficile l'examen systématique des factures des conseillers externes, car il s'agit d'un processus très fastidieux, et les erreurs sont faciles à commettre lorsque vous vous fiez à une surveillance manuelle. 

Le problème réside-t-il dans la complexité de la facture ou dans votre approche de la résolution des surfacturations ? 

Alors, vous regardez un peu plus loin. Vous préparez avec soin des directives pour les conseillers externes qui prévoient des pénalités pour aider à définir les attentes en matière de performance. Cependant, faites-vous respecter ces directives par les avocats externes, ou les laissez-vous passer sans surveillance ?  
Les exigences quotidiennes de votre travail vous détournent-elles de cette tâche qui prend du temps ? 
Vous constaterez que le contrôle des dépenses juridiques nécessite plus qu'une surveillance manuelle pour identifier et résoudre les problèmes en cascade qui découlent d'un processus inefficace. 

Il y a trois choses que vous pouvez faire dès maintenant pour résoudre ce problème :

1. Automatisez 
2. Automatiser 
3. Automatiser

Les tâches répétitives épuisent vos employés et entraînent souvent des erreurs humaines. Une solution automatisée de gestion des dépenses les soulagera et ils pourront ainsi se concentrer sur leurs activités afin obtenir un retour sur investissement plus important pour vos opérations.
 

La clé n'est pas d'éliminer les dépenses juridiques, mais plutôt de les contrôler.  

Avec une solution moderne de gestion des dépenses juridiques, vous pouvez rationaliser vos processus afin d'identifier rapidement les coûts supplémentaires dus à des facturations manquées, à des factures complexes ou à une gestion assurée par un conseiller interne surchargé et limité par une technologie dépassée. 

Votre personnel peut bénéficier d'une solution juridique automatisée de plusieurs façons :
  • Réduire les pertes de temps 
  • Devenir plus efficace 
  • Réduire/éliminer les erreurs humaines 
  • Faire un travail plus intéressant
  • Récupérer les heures perdues
 

Centraliser les informations grâce à l'automatisation

Gagnez en visibilité sur vos dépenses. Plus vous gérez de d’affaires juridiques et de facturations, plus il est difficile de s'y retrouver dans les détails. Lorsque chaque membre de l'équipe a accès à une source d'information unique, il y a moins d'erreurs et il peut prendre des décisions éclairées qui profitent à l'organisation.  

Votre personnel peut mettre à la retraite les feuilles de calcul individuelles qu'il tient minutieusement à jour, car il peut compter sur les informations consolidées issues d'une approche technologique.  

Avec un système numérique de gestion des dépenses qui comprend des moyens faciles de signaler les articles et de communiquer avec vos fournisseurs, vous éliminez le gaspillage et vous faites plus de choses.
 

L'objectif n'est pas seulement d'augmenter les revenus et de diminuer les dépenses, mais plutôt de dépenser judicieusement. 

Sans données pour étayer vos décisions, il est plus difficile d'identifier les tendances et de présenter des faits auprès de votre conseiller externe. 
En outre, il est beaucoup plus facile de justifier les dépenses juridiques auprès de votre équipe interne lorsque vous disposez des bonnes données pour générer des rapports financiers comme preuve.
L'analyse des dépenses juridiques a beaucoup progressé grâce à la technologie actuelle, ce qui vous permet de justifier vos allocations budgétaires sur la base de faits.   

 
Recherchez des solutions de gestion des dépenses juridiques qui offrent à votre équipe un moyen de :
 
  • Contrôler et gérer vos dépenses externes avec un espace protégé pour négocier les conventions d'honoraires et les conditions contractuelles de vos conseillers externes. Vous pouvez échanger des informations en temps réel avec un espace de travail privé et interactif pour mener vos affaires en toute sécurité.
 
  • Détecter les erreurs de facturation grâce à une analyse précise des factures qui révèle toute non-conformité avec des règles automatisées pour traiter les dépassements de taux horaire, le budget estimé et d'autres éléments de contrôle. 
 
  • Rationaliser les approbations de factures en créant des règles prédéfinies qui valident et transmettent automatiquement les factures pour les paiements. 
 
  • Connaitre en temps réel vos chiffres en comparant les chiffres réels par rapport au budget pour les coûts et les honoraires par cas. 
 
  • Surveiller les dépenses externes entre les prestataires de services, ce qui permet d'obtenir des tarifs compétitifs et de négocier pour réduire les dépenses.
 

En résumé, l'automatisation est la solution pour une gestion innovante et efficaces de votre entreprise

Ne ratez plus d’occasions importantes de prospérer en n'adoptant pas la technologie disponible et nécessaire pour stimuler l'efficacité, l'innovation et la satisfaction des employés. Faites du logiciel d'automatisation des dépenses juridiques une priorité pour résoudre tous les problèmes ci-dessus et plus encore, afin de faire passer votre organisation juridique à un niveau supérieur d'efficacité. 


A propos de l'auteur : Legal Suite est le leader mondial de la transformation numérique pour les avocats. Nous fournissons des logiciels de pointe pour les avocats, les cabinets d'avocats et les départements légaux depuis plus de deux décennies. www.legal-suite.ca
 
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