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Éclaircir et démêler les exigences légales grâce à l’automatisation pour une organisation optimale

Éclaircir et démêler les exigences légales grâce à l’automatisation pour une organisation optimale

Publié le : 07/12/2023 07 décembre déc. 12 2023
Article 

"L'avancée de la technologie repose sur le fait de la faire s'intégrer de manière que vous ne la remarquiez afin qu'elle fasse partie de la vie quotidienne." 
Bill Gates, fondateur de Microsoft.

Les opérations juridiques englobent des fonctions essentielles telles que la gestion financière, la collaboration avec les fournisseurs, le suivi des dossiers et la mise en œuvre de la technologie. Cependant, ce qui caractérise vraiment un service juridique, c'est l'intégration transparente de compétences non techniques essentielles.

Dans le contexte actuel, il est impératif de développer des compétences qui traversent différentes disciplines, car nous évoluons dans un monde en constante mutation, marqué par une accélération technologique que nous devons assimiler.
 

Le risque juridique et les cadres réglementaires vous préoccupent-ils ?


Le droit de la conformité est devenu crucial pour de nombreux secteurs d'activité tels que la santé, les pouvoirs publics, l'industrie manufacturière, les assurances, et bien d'autres encore, dans le monde entier. Les avocats interne et les experts en conformité au sein des cabinets d'avocats identifient et traitent les questions avant qu'elles ne deviennent des problèmes pour les organisations.

Il s'agit d'une pratique spécialisée, et en raison de la demande croissante, les facultés de droit forment la prochaine génération d'étudiants en droit de la conformité. Que vous veniez d'entrer dans le monde du droit des affaires ou que vous soyez un habitué, le traitement des exigences juridiques peut être long et compliqué.

Contrairement aux entreprises individuelles, les sociétés ont généralement besoin d'avocats et de comptables supplémentaires pour soutenir leurs activités. La tenue des registres, la production de rapports, la gestion des frais, l'administration des certificats d'actions, le maintien des enregistrements hors de l'État ou du pays... la liste est longue. 

Par chance, il existe de nouvelles technologies pour traiter les opérations juridiques des sociétés. Il est crucial, dans un marché mondial, de disposer d'un système capable de gérer toutes les variables de votre entreprise. La bonne technologie peut soulager le personnel en automatisant les activités, en réduisant les inefficacités, en augmentant la transparence et en démêlant les réglementations complexes.
 

Comment l’automatisation juridique peut-elle vous aider ?


Adopter un logiciel de gestion juridique est une des meilleures pratiques du secteur. Bien qu'il assurera une gestion et une organisation optimisée de vos données et processus, il peut également :
 
  • Vous offrir une vue globale des filiales et participations de votre groupe
Vous serez en mesure de gérer les filiales et les participations de votre groupe sur tous les continents avec un suivi complet de toutes les évolutions. 
 
  • Vous permettre de visualiser et de gérer les mandats de chaque contact
Suivez les mandats de chaque contact et recevez des alertes en fonction de la fin des prévisions, de la fin des fonctions, de la fin des accords ou d'autres critères. 
 
  • Automatiser la gestion des réunions et les rapports
Allégez votre charge administrative grâce à l'automatisation du logiciel qui calcule le quorum et le vote décisionnel requis pour chaque réunion. Visualisez un calendrier de toutes les tâches avec des alertes liées à chaque étape en fonction d'une échéance.
 
  • Analyser le capital et les données financières
Renseignez les éléments capitalistiques et financiers de votre organisation (capital, répartition, chiffres clés, dividendes, etc.). Visualisez l'évolution ou la participation de chaque filiale et partagez-les avec les différents services (direction, finance, comptabilité, etc.).
 
  • Cartographier les informations de votre entreprise de manière chronologique
Avec le bon logiciel de gestion juridique d'entreprise, vous pouvez analyser les performances et les éléments critiques de la vie juridique de votre groupe. Visualisez l'historique de chaque entreprise à partir d'une date donnée via des rapports.
 
  • Utiliser les informations provenant de documents numérisés : 
Une solution logicielle automatisée vous aide à réduire la saisie manuelle des données grâce à la création automatique de fichiers et à la saisie automatisée des données clés. Vous pouvez accéder à tous vos documents, qu'ils soient au format texte ou image, et rechercher et récupérer facilement des fichiers.
 
  • Sécuriser vos signatures électroniques : 
Il n'est plus nécessaire de recourir au courrier postal ou de perdre du temps avec des messages en va et vient. Les signatures électroniques vous permettent de signer n'importe où, n'importe quand et à partir de n'importe quel appareil. 
 
  • Création automatique de documents :
L'automatisation permet d'économiser du temps et des frappes au clavier. Générez des documents qui fusionnent vos modèles avec les données saisies dans votre logiciel. 
 
  • Intégration avec des logiciels de courrier électronique et de documents : 
Les logiciels de gestion des entités juridiques peuvent s'intégrer à d'autres programmes et serveurs de messagerie comme Office 365 ou Outlook. Cette capacité vous permet d'enregistrer des données directement dans le système à partir d'autres plateformes.

Les affaires ne se font pas en vase clos. L'utilisation d'un portail collaboratif est un autre moyen de rationaliser votre travail, tant en interne qu'avec les parties externes. 

La technologie est un excellent moyen de rester connecté et de gérer les opérations commerciales. Elle permet :
 
  • Une communication structurée avec les conseillers internes et externes
  • De systématiser les processus et les flux de travail avec les clients, les conseillers et les fournisseurs
  • D'organiser et de mieux gérer les dépenses externes
  • Le partage d'informations en temps réel, que ce soit avec votre propre équipe ou avec d'autres agences
  • Le suivi des demandes internes 
  • La création de rapports d'activités et de projets
  • Le partage de documents et de fichiers collaboratifs

Que vous cherchiez à piloter des participations directes ou indirectes, à gérer un agenda pour votre groupe de travail ou à éditer des fiches détaillées sur votre entreprise, le bon logiciel peut faciliter vos besoins. Que nous soyons prêts ou non, la technologie devient de plus en plus nécessaire pour être compétitif dans le monde des affaires. Il ne tient qu'à vous de choisir le bon logiciel et de rester à l'avant-garde des nouvelles options d'automatisation.

Le département juridique occupe désormais une position centrale et joue un rôle essentiel dans une organisation. Il doit maîtriser pleinement les enjeux actuels et futurs, anticiper et gérer les risques tout en assurant la conformité.

Pour ce faire, il est crucial de s'appuyer sur des données sécurisées et fiables, ainsi que sur une base de connaissances valorisable. Avec le bon programme, l'adaptation à la technologie ne sera pas un fardeau, mais un soulagement, et vous vous demanderez comment vous avez pu faire quoi que ce soit sans elle. Ce qui était auparavant un enchevêtrement de réglementations et d'exigences ne sera plus qu'une case à cocher de plus sur votre liste de choses à faire.


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