La gestion du cycle de vie des contrats
La mise en œuvre de la gestion du cycle de vie des contrats peut conduire à des améliorations significatives en termes de réduction des coûts et d'efficacité
Le cycle de vie contractuel
Fondamentalement, la gestion des contrats implique le traitement systématique de toutes les étapes d'un contrat, en commençant par sa mise en place. Au cours de la phase d'initiation, les principales parties prenantes définissent ensemble les termes, les conditions et les objectifs du contrat, établissant ainsi une base solide pour le partenariat ou l'engagement. Une communication claire et un alignement des attentes à ce stade sont essentiels pour éviter les malentendus et les litiges.
Une fois le contrat attribué, la gestion des contrats se concentre sur le respect méticuleux des règles. Il s'agit de contrôler les performances de toutes les parties concernées afin de s'assurer que les obligations contractuelles sont respectées de manière satisfaisante et en temps voulu. Grâce à une surveillance continue, les risques potentiels ou les écarts par rapport aux conditions convenues peuvent être identifiés rapidement, ce qui permet de prendre des mesures proactives pour atténuer ou résoudre les problèmes.
Le renouvellement des contrats est un autre aspect essentiel de la gestion des contrats. Plutôt que d'attendre le dernier moment, une gestion efficace des contrats implique une planification stratégique des renouvellements de contrats bien à l'avance. Cela laisse suffisamment de temps pour évaluer les performances du contrat existant, recueillir les réactions des parties prenantes et négocier tout ajustement nécessaire des conditions ou des prix. En adoptant une approche prospective, les organisations peuvent rationaliser le processus de renouvellement et garantir le succès continu du partenariat.
Outre ces étapes fondamentales, la gestion des contrats englobe également des tâches telles que le stockage et la récupération des documents, l'évaluation des risques et l'évaluation des performances. Avec l'avènement de la technologie, de nombreuses organisations utilisent des logiciels et des outils de gestion des contrats pour améliorer l'efficacité, la précision et la visibilité tout au long du cycle de vie du contrat.
L'importance de la gestion du cycle de vie des contrats
De nombreuses entreprises n'ont pas pris de mesures pour mettre à jour et optimiser leur gestion des contrats
Cela comprend notamment les demandes de contrats, le suivi et la gestion des contrats et des conditions, ainsi que les mesures visant à assurer la conformité et à réduire les risques. En fait, moins de 10 % des organisations ont mis en place des systèmes numériques pour rationaliser la gestion des contrats, et plus de 50 % d'entre elles n'ont pas l'intention de le faire actuellement.
Comme de nombreux processus d'entreprise, le fait de s'appuyer sur des classeurs remplis de papier ou sur des systèmes en ligne rudimentaires pour héberger les contrats est inefficace et crée un risque important.
En fait, un fort pourcentage de tous les contrats sont perdus, ce qui signifie essentiellement que les conditions générales ne seront pas contrôlées et exécutées.
Pour les services juridiques et les marchés publics, en particulier, la non-conformité et le non-respect des performances sont l'essence même de ce risque important.
Il y a quatre principaux avantages à mettre en place de solides processus de gestion des contrats dans votre entreprise :
2. Une visibilité accrue
3. Une conformité efficace pour gérer les risques
4. Contrôle
Pour en savoir plus sur la puissante solution de gestion des contrats et du cycle de vie des contrats générée par l'intelligence artificielle de Legal Suite; visitez notre page, gestion des contrats.
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