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Réinventez vos procédures afin d’améliorer vos opérations juridiques

Réinventez vos procédures afin d’améliorer vos opérations juridiques

Publié le : 25/01/2021 25 janvier janv. 01 2021
Article 

"Le changement peut être effrayant, et la tentation est souvent de lui résister. Mais le changement offre presque toujours des opportunités - pour apprendre de nouvelles choses, pour repenser des processus fatigués et pour améliorer la façon dont nous travaillons."- Klaus Schwab. 
Source: https://www.brainyquote.com/quotes/klaus_schwab_745774
Les avocats et les services juridiques internes traitent une très grande quantité de documents sous format papier. Pour les organisations juridiques qui souhaitent traiter dans les délais le volume considérable de documents auxquels elles sont confrontés, il est peut-être temps de repenser l'approche dépassée sur laquelle elles ont toujours compté pour obtenir des résultats.

Dans votre environnement de travail quotidien, vous vous concentrez sur ce qui se trouve sous vos yeux, de sorte que vous n'avez peut-être pas le temps d'envisager un mode de fonctionnement plus efficace. Vous pensez peut-être que vous tirez déjà le meilleur parti de la technologie en utilisant votre smartphone ou votre ordinateur portable. Cependant, c'est la façon dont vous utilisez les données que vous accumulez qui a évolué. 

Il peut être difficile de visualiser la façon dont la technologie peut vous aider à être plus efficace. Vous souvenez vous de l'époque où vous pensiez que le papier carbone était le meilleur moyen d'avoir des duplicatas ? Ou que la machine à écrire était le summum de la technologie moderne ?

La technologie peut révolutionner votre façon de travailler et vous libérer des tâches répétitives afin de vous concentrer dans des projets à plus forte valeur ajoutée. 

Dès lors que vous opterez pour un logiciel juridique incluant la gestion automatisée des documents, vous vous demanderez comment vous avez pu vous en passer jusqu’ici.

Les avocats internes et les cabinets d’avocats doivent gérer leurs documents et leurs communications par courrier électronique. Ils pourront ensuite les retrouver rapidement ainsi que toutes les informations dont ils ont besoin dans un référentiel unique.

Une solution juridique moderne peut faire cela et bien plus encore.

Voici quelques raisons supplémentaires d’ajouter la gestion des documents automatisée à vos opérations juridiques :
 

Ne perdez plus de temps avec les échéanciers

Utilisez-vous encore un échéancier pour garder une trace d’informations sur les clients, les délais et les priorités ? Si cette méthode a peut-être fonctionné par le passé, le rappel manuel des priorités est une pratique dépassée et risque de bloquer votre productivité. 

Et si vous pouviez numériser chaque document, quel que soit son format et effectuer facilement des recherches et, surtout, trouver le document dont vous avez besoin par voie électronique ? 

Et si vous pouviez recevoir des notifications automatiques afin de savoir quelles sont les échéances imminentes ? Il est peut-être temps de remplacer votre échéancier par une automatisation conçue pour vous aider à en faire plus.
 

Répondre aux questions en un clic 

Le téléphone sonne et votre correspondant demande des informations sur la version finale d'un contrat signé. Vous pouvez répondre à cette question sans avoir à rechercher manuellement le document (ce qui vous oblige à le rappeler plus tard…après l’avoir enfin trouvé). Au lieu de cela, effectuez une recherche électronique et accédez instantanément au contrat pour fournir une réponse immédiate. 
 

Conclure rapidement les négociations contractuelles

Le va-et-vient des négociations de contrat peut être long. Grâce au contrôle des versions, vous ne perdrez jamais de vue quel document est le plus récent. Vous pouvez également sécuriser l'ensemble du cycle contractuel, avec la liberté de signer n'importe où, n'importe quand, et sur n'importe quel appareil grâce à la signature électronique.
 

Plus besoin de deviner quelle est la dernière version du document

Les documents et les dossiers de vos clients sont au centre de votre activité. Toutes les informations des parties concernées doivent se trouver en un seul endroit facile d'accès. Un logiciel juridique moderne vous permettrait de faire un glisser-déposer pour garder vos dossiers classés, y compris en activant l'historique des versions. 
En outre, votre équipe pourra accéder à tous les documents et projets du service juridique, en toute sécurité.
 

Gagnez un temps précieux en générant des documents à partir de modèles

Inutile de partir de zéro lorsque vous pouvez générer automatiquement des documents à partir d'un modèle. Vous penserez que c'est magique lorsque votre système remplira automatiquement les données pertinentes dans un document à partir des informations précédemment saisies dans votre système. 

Pour les courriers électroniques, les lettres, les contrats ou autres accords, l'écrit est un élément essentiel de l'activité juridique. Créez ces documents rapidement grâce à l'automatisation, ce qui vous permet de vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. 

Vos matrices de documents sont des documents standard créés avec Word, qui serviront de base à vos lettres et actes. Les seules données/informations qui changent concernent les dossiers : parties et personnes concernées, montants facturés ou payés, etc.
 

Gérer votre entreprise « à l'ancienne » vous fait perdre beaucoup de temps

Passez-vous plus de temps à gérer l'entreprise qu'à appliquer vos connaissances juridiques ? 

Lorsque vous devez vous occuper de tâches commerciales banales et répétitives au lieu d'utiliser au mieux vos compétences juridiques vos affaires peuvent en souffrir. 

Les processus inefficaces coûtent aux cabinets d'avocats et aux avocats interne plus que du temps. Pour les cabinets d'avocats, le temps perdu à des tâches non facturables affecte les bénéfices.
La qualité du travail fourni aux clients en souffre, tant pour les avocats internes que pour les cabinets d'avocats. Votre réputation et vos chances d’être recommandés à d’autres clients en s'amoindrissent. 

Opter pour une solution d'automatisation juridique moderne vous assure un avantage compétitif sur les organisations qui se contentent de conserver les mêmes processus manuels archaïques et chronophages.

Vous vous distinguerez dans un secteur très encombré par votre engagement à travailler plus efficacement grâce à l'automatisation. 

Offrez à votre entreprise une solution logicielle juridique moderne et éliminez les processus laborieux, manuels et inefficaces. Avec un logiciel juridique qui inclut la gestion des documents, vous pouvez rationaliser vos processus pour vous libérer du temps afin de saisir de nouvelles opportunités, de faire un travail de qualité pour vos clients et de vous assurer que vous pouvez vous occuper d'autres fonctions cruciales.


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