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Les erreurs arrivent. (Les avocats ne sont que des êtres humains après tout). L'automatisation est votre meilleure défense.

Les erreurs arrivent. (Les avocats ne sont que des êtres humains après tout). L'automatisation est votre meilleure défense.

Publié le : 25/06/2021 25 juin juin 06 2021
Article 

De temps à autre les erreurs nous échappent, et nous passons d’un projet à un autre sans avoir pris le temps de les corriger.
Ou du moins, c'est ce qu'il semble. 
Une grosse erreur peut mettre en péril votre cabinet et d'autres erreurs mineures peuvent s'accumuler et entacher votre réputation.

La confiance est le fruit de l'expérience du "vécu", qui inclut les erreurs.

Et c'est la façon dont vous gérez ces erreurs qui renforce votre confiance ou affecte négativement votre réputation et votre pratique. 

Certains superviseurs ou collègues tenteront de vous faire honte pour vos erreurs et vous les rappelleront sans cesse. Leurs attaques vous mettent sur la défensive et vous empêchent d'apprendre de votre erreur, ce qui n'est pas productif.

Tout le monde fait des erreurs. La valeur des erreurs est qu'elles vous rendent humain, vous aident à apprendre, à grandir et à rester humble. "Les erreurs sont les portails de la découverte", affirmait James Joyce. Et la découverte mène à des améliorations qui peuvent transformer votre façon de faire les choses.

 

Comment réagir aux erreurs ?

1.  Dans un premier temps, reconnaissez votre erreur. Ne pointez pas du doigt et ne blâmez pas les autres. 

2.  Corrigez l'erreur si possible. Certaines erreurs perdurent jusqu'à ce que votre comportement change, tandis que d'autres sont des erreurs ponctuelles. C'est encore mieux si vous pouvez la réparer avant de vous excuser.

3.  Excusez-vous, ne l'ignorez pas et ne la balayez pas sous le tapis.
Plus important encore, mettez en place des stratégies pour éviter de répéter les erreurs.


 

Utilisez l'automatisation pour éviter les erreurs

L'automatisation de votre pratique juridique, que ce soit pour un avocat interne ou un cabinet d'avocats signifie détecter et prévenir les erreurs humaines.

L'automatisation a évolué et peut souvent résoudre les erreurs courantes avant qu'elles ne se produisent.

 

Travailler à partir d'une base de données centralisée

Lorsque vous et votre équipe travaillez tous à partir des mêmes données, si un changement intervient dans vos dossiers, comme un nouveau nom ou une nouvelle adresse, tout le monde est au courant et utilise les dernières informations. Si les délais changent ou si vous prenez un rendez-vous important, tous les membres de l'équipe le savent.

 

Transformez tout votre papier en données numérisées

Transformez tous les documents, PDF ou images en les numérisant par reconnaissance optique de caractères (OCR) en informations électroniques exploitables afin que vous puissiez les rechercher, les trouver et les utiliser. 
Libérez-vous de la saisie manuelle des données et évitez les erreurs en faisant confiance au système pour remplir vos documents avec les données clés qui y sont stockées.

 

Comptez sur votre logiciel pour vous avertir automatiquement

Les notifications automatisées peuvent déclencher une alerte pour vous informer de toute modification apportée à un compte. Un système automatisé moderne obéit systématiquement aux règles établies, de sorte que vous ne devez jamais craindre de manquer quoi que ce soit (contrairement aux humains qui peuvent être trop occupés ou oublier).

 

Utilisez les flux de travail pour gérer vos processus

Votre équipe sait précisément ce qu'elle doit faire car le système l'informe de l'étape suivante de son processus.

Ajoutez des étapes dans le flux de travail pour respecter les normes. Par exemple, le fait de nommer vos fichiers de manière cohérente simplifie la recherche et le repérage des documents. Intégrez-le dans le flux de travail et laissez l'automatisation prendre le relais pour éviter ces problèmes. 

Appliquez un flux de travail à votre processus d'approbation pour le simplifier pour toutes les parties. 

 

Prenez le contrôle de votre facturation et de vos dépenses

Obtenez une vue consolidée de votre budget et permettez à l'automatisation de suivre, vérifier et valider les factures externes.

Centralisez les factures fournisseurs entrantes et suivez leur statut en temps réel pour les traiter rapidement. Automatisez les seuils et veillez à ce que les fournisseurs respectent les accords.

 

Protégez vos données grâce à une sécurité avancée

Des déclencheurs automatiques vous informent des attaques malveillantes ou des violations non autorisées afin que vous puissiez agir rapidement pour les contenir. La technologie actuelle vous permet de fonctionner en toute sécurité, où que vous soyez, grâce à une surveillance vigilante.

L'automatisation des processus permet de contrôler les coûts, car il y a moins de tâches manuelles à accomplir. Autrefois, de nombreux employés comblaient les lacunes et résolvaient les problèmes ; aujourd'hui, ils doivent être moins nombreux, mais hautement qualifiés et capables de configurer l'automatisation à un niveau élevé.

L'erreur humaine ne peut être totalement infaillible. Nous reconnaissons qu'un certain niveau d'erreur humaine est inévitable. Cependant, la mise en œuvre du numérique dans l'ensemble de l'environnement de l'entreprise est une étape productive dans l'atténuation des risques causés par l'erreur humaine.

Il est important de noter que l'erreur humaine n'est pas nécessairement la faute de l'employé, mais plutôt de l'entreprise elle-même, en raison de ses procédures et de la façon dont elle choisit d'automatiser ses processus. 

Quel que soit le niveau de compétence de vos employés, la principale cause d'erreur humaine est le manque de cohérence. Lorsque vous assignez à votre personnel une litanie de tâches monotones, la cohérence en souffre. Vous pouvez atteindre l'uniformité avec l'automatisation de vos activités juridiques car, contrairement au cerveau humain, une machine ne se laisse pas distraire et suit impeccablement les règles. 

Heureusement, la technologie moderne a progressé pour prendre en charge un grand nombre des tâches répétitives, fastidieuses et sujettes aux erreurs que les humains doivent accomplir dans une organisation juridique. Il est désormais prioritaire pour les avocats d'entreprise et les cabinets d'avocats d'améliorer leurs opérations grâce à l'automatisation.  

A propos de l'auteur : Legal Suite est le leader mondial de la transformation numérique pour les avocats. Nous fournissons des logiciels de pointe pour les avocats, les cabinets d'avocats et les départements légaux depuis plus de deux décennies. www.legal-suite.ca
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